Alla luce dei recenti cambiamenti in atto nella Pubblica Amministrazione, che, in adempimento all'art. 23 del D.P.R. 223/1989, è sempre più indirizzata verso l'abbandono del cartaceo in favore della sua trasformazione in dato digitale, il progetto di seguito illustrato vuole introdurre un'innovazione consistente nel campo della fruizione del dato anagrafico e, nello specifico, dello storico delle residenze. Infatti, è attualmente possibile risalire tramite server esclusivamente ai dati inseriti sul database in seguito al passaggio al digitale e non ai dati precedentemente registrati sul cartaceo. Per questo motivo, risulta indispensabile procedere alla dematerializzazione dello schedario anagrafico, traducendolo così in dato informatico utilizzabile tramite il software SICI (Studio K), che, potendo già fornire alla questura il cartellino in formato pdf, potrà anche offrire all'utente, in maniera immediata, la stampa del certificato storico di residenza.
Saranno dunque oggetto di dematerializzazione gli atti AP5 e gli atti AP6 e AP6/a (i quali verranno associati all'ultimo intestatario delle schede di famiglia).
Il progetto prevede quattro passaggi principali:
- la sospensione dell'aggiornamento dello schedario anagrafico cartaceo;
- la scansione dello schedario anagrafico;
- l'indicizzazione dello stesso;
- la registrazione delle variazioni storiche in esso contenute.
L’obiettivo è dunque quello di rendere efficienti attività solitamente dispendiose quali la consultazione, la distribuzione, l’archiviazione e la ricerca dei documenti, nonché d'integrare il nuovo sistema informatizzato con i dati del vecchio cartaceo. In tal modo si può garantire, non solo per i nuovi dati immediatamente inseriti sul database ma anche per il vecchio archivio:
- la perfetta conservazione nel tempo;
- l'immediata disponibilità e fruibilità;
- l'interscambio dei dati fra i diversi uffici;
- la riduzione dei tempi di ricerca e di archiviazione;
- la possibilità di delocalizzare o, in alcuni casi, eliminare l’archivio cartaceo;
- la riduzione dei tempi di attesa da parte dei cittadini;
- la riduzione dei costi per l’amministrazione comunale.
La conversione dello schedario anagrafico cartaceo in formato elettronico consente dunque di ottenere enormi benefici sia nell’organizzazione interna dell’Ufficio, sia nei rapporti con i dipendenti e gli utenti dei servizi.
