Dematerializzazione ufficio tecnico

L’obiettivo del progetto è quello di rendere efficienti attività solitamente dispendiose quali la consultazione, la distribuzione, l’archiviazione e la ricerca dei documenti, nonché d'integrare il nuovo sistema informatizzato con i dati del vecchio cartaceo. In tal modo si può garantire, non solo per i nuovi dati immediatamente inseriti sul database ma anche per il vecchio archivio:

• la perfetta conservazione nel tempo;
• l'immediata disponibilità e fruibilità;
• la riduzione dei tempi di ricerca e di archiviazione;
• la possibilità di delocalizzare o, in alcuni casi, eliminare l’archivio cartaceo;
• la riduzione dei tempi di attesa da parte dei cittadini;
• la riduzione dei costi per l’amministrazione comunale.

La conversione delle pratiche in formato elettronico consente dunque di ottenere enormi benefici sia nell’organizzazione interna dell’Ufficio, sia nei rapporti con i dipendenti e gli utenti dei servizi.

Per l’esecuzione del progetto, compresa la dematerializzazione delle pratiche edilizie formato A4/A3 e degli elaborati grafici A0 o superiori, TCS utilizzerà proprie risorse che svolgeranno il servizio presso la sede dell’Ente e presso i propri locali. Il personale in questione è stato scelto dopo una selezione tra coloro che vantano titoli di studio (ingegneri, architetti, geometri), e coloro che abbiamo svolto mansioni in uffici tecnici o similari, quindi in grado di analizzare e comprendere la documentazione cartacea contenuta nell’archivio dell’Ufficio Tecnico dell’Ente.

Fra i vantaggi derivanti dall'utilizzo del personale TCS si evidenziano:

• il costo del personale necessario per la dematerializzazione utilizzato dalla TCS già compreso nel servizio che non andrà quindi a gravare sulle risorse dell’Ente;
• l’Ente, non sostenendo costi aggiuntivi che vadano ad aumentare la spesa del personale, non avrà ripercussioni sul patto di stabilità;
• l’Ente non dovrà utilizzare o distogliere risorse interne di personale dell’Ufficio Tecnico, già impegnato con la gestione quotidiana, e il cui utilizzo aumenterebbe il costo indiretto del personale con effetti negativi sul patto di stabilità;
• l'utilizzo di altre forme di reperimento del personale quali agenzie dell’impiego, comporterebbero comunque un aumento della spesa del personale con effetti dannosi per il patto di stabilità.

In questa sede si offre quindi all’Ente il servizio di gestione elettronica documentale con tutti i vantaggi offerti dalla conversione dei documenti cartacei in immagini di facile e rapida consultazione.

La gestione elettronica documentale prevede lo svolgimento di diverse attività sui documenti cartacei e sulle immagini digitali prodotte.

L’intervento di dematerializzazione dei documenti delle pratiche edilizie di TCS prevede la scannerizzazione dei documenti contenuti nell’Ufficio Tecnico, ovvero pratiche in formato A4/A3, in cui saranno contenuti elaborati grafici formato A0 o superiore, che saranno oggetto del servizio, e il loro inserimento nel software utilizzato dall'Ente, previa verifica di disponibilità da parte della software house di riferimento, suddivisi nel tempo.